TUGAS INDIVIDU

PENGANTAR KOMPUTER & PRAK.B

“MENJELASKAN MICROSOFT ACCESS”

 

Disusun Oleh :

Eko Prayogi (12315158)

KELAS 1TA04

 

FAKUTAS TEKNIK SIPIL DAN PERENCANAAN

 

Mata Kuliah : PENGANTAR KOMPUTER & PRAK.B

Dosen : Ibu Nurul Adhayanti

 

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access ) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah.

Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office , selain tentunya Microsoft Word , Microsoft Excel , dan Microsoft PowerPoint . Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine , dan juga menggunakan tampilan

grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server , Oracle Database , atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/

programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek , tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Mengenal elemen dasar microsoft office access

Dari proses – proses yang telah kita lakukan, mungkin anda tidak mengetahui fungsi – fungsi elemen dasar dari microsoft access. Maka bacalah bacaan berikut dengan seksama agar anda memahaminya:

1.Control menu box : Berisi beberapa pilihan menu untuk mengontrol jendela atau window yang sedang aktif.

2.Tittle bar : Menampilkan nama file dan nama program aplikasi microsoft office acces yang sedang aktif.

3.Menu bar : Mempunyai isi beberapa menu perintah pada aplikasi, yaitu menu File, Edit, View, Insert, Tools, Window, Help.

4.Toolbars : Mempunyai isi beberapa tombol perintah pendek (Shortcut) untuk menjalankan perintah secara lebih cepat dan lebih mudah.

5.Jendela database : Menampilkan file database yang sedang aktif, lengkap dengan keseluruhan objek.

6.Sizing button : Mempunyai isi beberapa tombol untuk mengatur ukuran dari jendela database yang sedang aktif. Pilihan tombol ukuran tersebut adalah sebagai berikut:

a.Minimize : Untuk memperkecil jendela aktif sehingga terlihat ikon pada taskbar.

b.Maximize :Untuk memperbesar tampilan jendela / window hingga penuh dengan layar.

c.Close : Untuk menutup jendela atau window yang sedang aktif.

7.Objek database : Mempunyai isi beberapa objek database dalam jendela database, yaitu Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, dan Modules.

8.Task pane : Sebuah panel yang berisi beberapa fasilitas bantuan pada saat proses database.

A.Cara membuka microsoft office access

Untuk memulai program aplikasi ini anda dapat mengikuti langkah – langkah berikut ini:

1.Hidupkan personal computer (PC) atau lapto anda hingga booting selesai dan memasuki dekstop.

2.Klik tombol start yang berada di taskbar (bagian bawah).

3.Kemudian pilih all programs > microsoft office > microsoft office 2007

4.Maka akan terlihat tampilan awal sebelum dokumen dibuka ataupun dibuat.

B.Membuat Basis Data Baru

1.Klik tab File

2.pilih "New"

•Basis data adalah tempat penyimpanan data anda dalam berbagai bentuk. Anda bisa memilih untuk membuat basis data kosong, atau memilih dari template yang sudah ada.

Basis data kosong adalah basis data standar Access, dan dianjurkan untuk penggunaan lokal. Membuat basis data lokal akan menyertakan sebuah tabel.

•Basis data web didesain untuk kompatibel dengan perangkat web Access. Membuat basis data web akan menyertakan sebuah tabel.

•Template adalah basis data yang telah didesain untuk berbagai penggunaan. Pilihlah template jika anda tidak ingin menghabiskan waktu mendesain basis data.

3.Berilah nama basis data

Setelah anda memilih jenis basis data, berikan nama yang mencerminkan isinya. Hal ini sangat berguna jika anda akan bekerja dengan banyak basis data yang berbeda. Masukkan nama basis data anda di kotak "File Name". Pilih "Create" untuk membuat berkas basis data baru.

C.Menambahkan Data ke Basis Data

1.Tentukan struktur terbaik untuk data anda.

Jika anda membuat basis data kosong, anda akan perlu memikirkan cara mengatur data anda dan menambahkan struktur data yang tepat. Ada berbagai cara untuk memformat dan berinteraksi dengan data anda di Access:

•Tabel - Tabel adalah cara utama penyimpanan data dalam basis data anda. Tabel dapat dibandingkan dengan lembar kerja di Excel: data diatur dalam kolom dan tabel. Karenanya, mengimpor data dari Excel dan program pengolah angka lainnya adalah proses yang mudah.

•Form - Form adalah cara menambah data pada basis data anda. Meskipun anda bisa menambah data ke basis data langsung pada tabel, penggunaan form akan mempercepat pemasukan data secara visual.

•Laporan - Laporan berguna untuk merangkum dan menampilkan data dari basis data anda. Laporan digunakan untuk menganalisis data dan menjawab pertanyaan tertentu, seperti berapa banyak keuntungan yang dihasilkan, atau di mana kebanyakan pelanggan berada. Laporan didesain untuk dicetak.

•Query - Query adalah cara anda menerima dan memilah data. Anda dapat menggunakannya untuk menampilkan entri tertentu dari berbagai tabel. Anda juga bisa menggunakan query untuk menambah dan memperbarui data.

2.Buatlah tabel pertama anda.

Jika anda memulai basis data kosong, anda akan mulai dengan sebuah tabel kosong. Anda bisa mulai memasukkan data di tabel ini, baik secara manual atau dengan menyalinnya dari sumber lain.

•Setiap bagian data harus disimpan dalam kolom (field) tersendiri, sementara data harus ditempatkan dalam barisnya masing-masing. Misalnya, data setiap konsumen disimpan dalam sebuah baris, sementara field yang tersedia adalah informasi berbeda tentang konsumen tersebut (nama depan, nama belakang, alamat email, dll)

•Anda bisa memberi nama label kolom untuk memudahkan anda mengetahui nama setiap field. Klik ganda kepala kolom untuk mengganti namanya.

3.Impor data dari sumber lain.

Jika anda ingin mengimpor dari berkas atau lokasi yang didukung, anda dapat mengatur Access untuk menerima informasi tersebut dan menambahkannya pada basis data anda. Hal ini berguna untuk menerima data dari server web atau sumber terbagi lainnya.

•Klik tab External Data

•Pilih jenis berkas yang ingin anda impor. Dalam bagian "Import and Link", anda akan melihat beberapa pilihan jenis data. Anda bisa mengklik More untuk melihat lebih banyak pilihan. ODBC artinya Open Database Connectivity, dan termasuk basis data seperti SQL.

•Jelajahi lokasi data. Jika data tersebut berada di server, anda perlu memasukkan alamat server.

•Pada jendela selanjutnya, pilih "Specify how and where you want to store the data in the current database". Pilih "OK". Ikuti langkah-langkah untuk mengimpor data anda.

4.Tambahkan tabel lainnya.

Anda akan ingin menyimpan catatan yang berbeda di basis data yang berbeda. Hal ini akan membuat basis data anda berjalan dengan mulus. Contohnya, anda mungkin memiliki tabel informasi pelanggan dan tabel lainnya untuk informasi pemesanan. Anda kemudian bisa menautkan tabel informasi pelanggan ke tabel informasi pemesanan.

•Pada bagian "Create" di tab Home, klik tombol "Table". Tabel baru akan muncul pada basis data anda. Anda bisa memasukkan informasi dengan cara yang sama seperti tabel pertama.

D.Mengatur Hubungan Antar Tabel

1.Pahami bagaimana kunci bekerja. Setiap tabel akan memiliki kunci utama yang unik unutk setiap entri. Pada awalnya, Access membuat kolom ID yang jumlahnya akan naik pada setiap entri. Kolom ini akan bertindak sebagai "primary key". Tabel juga bisa memiliki "foreign key", yaitu field yang ditautkan dari tabel lain pada basis data. Field yang ditautkan akan memiliki data yang sama.

•Misalnya, pada tabel Order, anda mungkin memiliki field ID Pelanggan untuk mencatat apa yang dipesan oleh pelanggan. Anda bisa membuat hubungan untuk field tersebut dengan field ID di tabel Pelanggan.

•Menggunakan hubungan antar tabel akan membantu konsistensi, efisiensi, dan kemudahan akses data anda.

2.Klik tab Database Tools, lalu klik tombol Relationships di bagian Relationships. Hal ini akan membuka jendela baru dengan pratinjau seluruh tabel pada basis data. Setiap field akan ditampilkan di bawah nama setiap tabel.

•Anda harus membuat field untuk "foreign key" sebelum membuat hubungan. Misalnya, jika anda ingin menggunakan ID Pelanggan di tabel Order, buatlah field bernama Pelanggan di tabel tersebut dan kosongkan fieldnya. Pastikan formatnya sama dengan field yang akan anda tautkan (misalnya angka).

3.Tarik field yang ingin anda gunakan sebagai foreign key ke field yang anda buat untuk foreign key. Klik Create pada jendela yang muncul untuk mengatur hubungan antar field. Sebuah garis akan muncul di antara kedua tabel yang menghubungkan kedua field.

•Centang kotak cek "Enforce Referential Integrity" saat membuat hubungan. Ini artinya, jika data diubah pada salah satu field, data pada field lainnya juga akan ikut berubah. Hal tersebut akan membuat data anda lebih akurat.

E.Membuat Query

1.Pahami peran query. Query adalah aksi yang memungkinkan anda melihat, menambah, dan menyunting data pada basis data dengan cepat. Ada banyak jenis query, mulai dari pencarian sederhana hingga pembuatan tabel baru berdasarkan data yang sudah ada. Query adalah hal penting dalam pembuatan laporan. [1]

•Query dibagi menjadi dua jenis utama: Select dan Action. Query pertama menarik data dari tabel dan dapat menghitungnya, sementara yang kedua dapat menambah, menyunting, serta menghapus data dari tabel.

2.Gunakan Query Wizard untuk membuat query Select dasar. Jika anda ingin menggunakan query Select dasar, gunakan Query Wizard untuk memandu anda mengikuti langkah-langkahnya. Anda bisa mengakses Query Wizard dari tab Create. Hal ini memungkinkan anda menampilkan field tertentu dari sebuah tabel.

F.Membuat Laporan

1.Pilih tabel atau query.Laporan akan memungkinkan anda menampilkan rangkuman dari data anda. Laporan seringkali digunakan untuk laporan gaji dan pengiriman, dan bisa disesuaikan untuk penggunaan apapun. Laporan mengambil data dari tabel atau query yang telah anda buat.

2.Klik tab Create.Pilih jenis laporan yang ingin anda buat. Ada beberapa cara pembuatan laporan yang dapat anda lakukan. Access dapat membuat laporan untuk anda secara otomatis, dan anda juga bisa membuat laporan khusus..

Report - Hal ini akan membuat laporan otomatis dengan seluruh data dari sumber anda. Tidak ada pengelompokan data di sini, namun untuk basis data kecil jenis laporan ini mungkin cocok untuk keperluan anda.

Blank Report - Hal ini akan membuat laporan kosong yang dapat anda isi data sesuka hati. Anda bisa memilih dari field yang tersedia untuk membuat laporan khusus.

Report Wizard - Panduan pembuatan laporan akan memandu anda pada proses pembuatan laporan, memungkinkan anda memilih dan mengelompokkan data, dan memformat data tersebut.

3.Pilih sumber data untuk laporan kosong anda.Jika anda memilih untuk membuat laporan kosong, anda harus memilih sumber datanya. Pertama, klik tab Arrange, dan pilih Property Sheet. Atau, anda juga bisa menekan Alt+Enter.

Klik panah bawah di sebelah Record Source. Sebuah daftar berisi tabel dan query Anda akan muncul. Pilih tabel atau query dan pilihan anda akan dipilih untuk laporan.

4.Tambahkan field pada laporan anda.Setelah anda memiliki sumber, anda bisa menambahkan field pada laporan anda. Klik tab "Format", dan klik "Add Existing Field". Daftar field akan muncul di bagian kanan.

Klik dan tarik field yang anda ingin tambahkan pada bingkai Design. Entrinya akan muncul pada laporan anda. Saat anda menambah field tambahan, field tersebut akan diatur otomatis dengan field yang sudah ada.

Anda bisa mengubah ukuran field dengan mengklik pojoknya dan menariknya dengan mouse.

Hapus field dari laporan dengan mengklik judulnya dan menekan Delete.

5.Kelompokkan laporan anda.Pengelompokkan memungkinkan anda untuk mengolah informasi dari laporan dengan cepat, karena data terkait telah diatur. Misalnya, anda mungkin ingin mengelompokkan penjualan berdasarkan daerah atau penjualnya. Pengelompokkan memungkinkan anda melakukan hal tersebut.

Klik tab Design, dan klik "Group and Sort".

Klik kanan di bagian manapun pada field yang ingin anda kelompokkan. Pilih "Group On" pada menu.

Sebuah kepala akan dibuat untuk kelompoknya. Anda bisa menyesuaikan judul kepala untuk melabeli kelompok

.

G.. Menutup database yang sedang aktif

Cara yang digunakan untuk menutup database yang aktif adalah dengan memilih salah satu cara berikut ini:

1.Klik office button > close database.

2.Mengklik tombol close pada sizing button.

3.Mengklik dua kali tombol office button.

Sumber

↑http://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525#_Toc355883441

↑
http://www.gcflearnfree.org/access2010/13